Программа "Управление автотранспортом 1С": описание, инструкция, модификации и отзывы

За последние два десятка лет компьютеры так прочно проникли в нашу повседневную жизнь, что сейчас сложно представить, как мы жили раньше без умной техники. Особую роль играет специализированное программное обеспечение, так как без него компьютер, пусть даже самый мощный, особой ценности не представляет.

Основные характеристики

Программное обеспечение «Управление автотранспортом 1С» специально было разработано для заполнения путевых листов по норме, которая утверждена 26 апреля 2011 года, № 347. Так, оформление этих документов производится в полном соответствии с приказом от 29 июня того же года, № 624, а также учитывает все изменения, внесенные 24 января 2012 года, № 31н.

Ценность программного обеспечения в том, что оно позволяет полностью автоматизировать процесс заполнения и выдачи путевых листов в организациях всех типов, а также облегчает работу тех специалистов, которые непосредственно отвечают за этот процесс.

Программа «Управление автотранспортом 1С» не только повышает работоспособность работников, но и позволяет значительно сократить количество специалистов, полностью загруженных исключительно «бумажной» работой. Это достигается за счет широкой степени автоматизации всех производственных процессов, связанных с организацией транспортных перевозок.

Практика свидетельствует, что в этом случае автоматизируется не менее 80% всех типовых процессов, в том числе связанных со складским движением доставляемых и отправляемых грузов. Разумеется, для достижения лучшего эффекта необходимо использовать специализированные модули от 1С («Склад», к примеру).

Ограничения младшей версии

В большинстве случаев для компании подойдет самая младшая (а оттого – дешевая) версия «Управление автотранспортом 1С». Только при этом следует помнить о тех ограничениях, с которыми могут столкнуться специалисты:

• С каждой конкретной базой в одно время может работать только один работник.
• Изменения в конфигурацию внести невозможно: поддерживается только типовое решение и его обновление.
• Работа в формате «клиент-сервер» также невозможна.

Если предприятие нуждается в этих функциях и хочет комплексно автоматизировать работу, необходимо применять следующие конфигурации: «Управление автотранспортом 1С ПРОФ» или «1С: Предприятие 8.2», которые отличаются полным функционалом, возможностью переписывания «под себя», и могут использовать дополнительно написанные модули.

Возможности старших версий очень широки. Особенно важно, что любой программист 1С, знакомый с азами работы программы, сможет создать дополнительно подключаемый модуль, требующийся конкретному предприятию для решения строго определенных задач.

Основные особенности программного обеспечения

Имеется возможность автоматизированного заполнения и печати листка "Сведения о суточной разнарядке", в котором будут отражены все необходимые сведения. Так реализуется четвертый пункт приказа от 24 января 2012 года, № 31н. Также программа получила возможность заполнения формы № 16-ВН (в которой отражаются конкретные причины временной нетрудоспособности).

Двухмерный код идет в формате DataMatrix, что полностью соответствует тем требованиям, которые предъявляются к системам автоматизации ввода данных в путевые листки. В тестовом (пока) режиме поддерживаются также электронные документы, данные в которых получают от систем спутникового мониторинга маршрутов и рабочего времени. Имеется поддержка оборудования для сканирования штрих-кодов:

• Автоматически вводится номер бланка, который зашифрован в коде.
• Наоборот, имеется возможность только поиска данных по номеру, который закодирован в штрих-коде.

Как и в прошлом случае, младшие версии «Управление автотранспортом 1С 8.2» не поддерживают всего спектра возможностей, которые изначально были задуманы разработчиками. У старших разновидностей ПО перечень возможных работ значительно шире:

• Создание отдельного реестра похищенных, намеренно испорченных или утерянных бланков путевых листов. Это особенно актуально для больших предприятий, на которых из-за постоянно возникающей путаницы есть вероятность кражи подобных документов.
• Создание объемлющих отчетов по уже использованным листкам временной нетрудоспособности, с тем чтобы в полной мере начислять водителям и экспедиторам больничные.
• Даже в базовой версии есть возможность изменения макетов этих документов.
• Полный аудит всех изменений, вносимых в путевые листки. Общая, постоянно обновляемая база позволит предотвратить любые попытки махинаций.
• Ведение контроля доступа к этим документам. Так тоже обеспечивается значительное повышение безопасности и прибыльности работы компании.
• Специальная функция — валидация (проверка подлинности) больничного листка о временной нетрудоспособности водителей и прочих лиц. Возможно только в старшей версии «Управление автотранспортом 1С 8.2», а также при наличии соответствующих договоренностей с местными организациями здравоохранения.
• Есть также возможность заполнения путевых листов и суточной разнарядки от имени сразу нескольких юридических лиц.
• Программа может фиксировать в системе и выполнять проводку маршрутных документов, которые были заполнены в других организациях.
• На бланке можно допечатать любые требуемые разновидности полей, лишь бы позволяло наличие свободного места на бланке. Это позволяет сделать даже «1С Управление автотранспортом Стандарт».
• Сроки контроля времени перевозок контролируются, опираясь на закон от 24 января 2012 года, № 31н.

Как происходит обмен информацией с прочими информационными системами

Ценной возможностью является способность программы выгружать сведения о клиентах из файлов с любой структурой. К ним относятся стандартные текстовые документы практически во всех кодировках, а также распространенные форматы - XLS и DBF, которые нередко используются в документообороте любого учреждения, работа которого так или иначе связана с оказанием транспортных услуг.

В такой же форме возможна и выгрузка уже готовых маршрутных листков. Таким образом, программа «1С: Управление автотранспортом» позволяет налаживать эффективное взаимодействие между несколькими компаниями.

Ведение документов на бланках, относящихся к строго отчетным

Известно, что записи на бланке многих документов, относящихся к строго отчетным, не должны выходить за пределы ячеек, которые были предусмотрены для их записи, а также не могут соприкасаться с их границами. Сложность еще и в том, что сам бланк имеет приличное количество специфичных черт, которые затрудняют печать на нем силами распространенной офисной техники:

• Размер левого и правого полей — всего 4 мм.
• Чтобы двухмерный код распознавания уверенно считывался всеми приспособленными для того устройствами, требуется разрешение принтера не менее 600 dpi.

Рекомендованные к использованию принтеры

Филиалы компаний OKI и HP в нашей стране специально разработали отдельные рекомендации, которые как раз предусматривают решение этой проблемы. Чтобы увидеть их действие на практике, в офис компании 1С были предоставлены следующие образчики печатающей техники:

• OKI B431d.
• HP Officejet Pro 8500A.
• НР Р1606.
• НР Р1006.
• НР Р1102.
• НР Р1022.

На всех представленных выше принтерах имеется проверенная опытным путем возможность печати путевых листов в требуемом виде. Более подробно ознакомиться с перечнем подходящих печатающих устройств можно в справочном файле программы «1С: 8.3. Управление автотранспортом». Отметим, что это программное обеспечение прошло аттестацию в соответствующих органах нашей страны.

О важности обновления...

А как быть, если в организации нет принтеров вышеописанных моделей? Волноваться не стоит, так как компания 1С постоянно ведет учет вновь выпускаемых моделей офисной техники с последующим их внесением в специальный реестр. Скорее всего, если принтер не относится к какому-то очень новому семейству, он будет правильно определен любой программой 1С, но только в том случае, если базы последней регулярно обновляются.

Основные примечания по использованию программы

Как работает «1С: Управление автотранспортом»? Руководство пользователя даст намного больше информации, но основные сведения мы дадим на страницах этой статьи. Во-первых, следует установить саму программу. Делается это стандартно, но сам производитель настоятельно рекомендует ставить ее в корень диска «С».

В этом случае «1С: Предприятие 8. Управление автотранспортом» будет работать значительно быстрее, так как индексация баз начнет проходить заметно быстрее. С учетом «веяний» последних лет разработчики также рекомендуют установку программы на SSD (твердотельный) диск, так как такие накопители демонстрируют феноменальную скорость случайного чтения. Это очень важно при работе с объемными базами данных больших корпораций. Рассмотрим процесс создания стандартной рабочей базы:

• Откройте «Проводник» системы Windows, а затем перейдите в рабочий каталог (то есть папку) программы.
• Откройте контекстное меню по щелчку правой кнопки мыши, выберите нужный вам каталог.
• Вставьте скопированную папку в нужную вам директорию, воспользовавшись контекстным меню мыши или сочетанием клавиш Ctrl + V.
• Снова щелкните по каталогу правой кнопкой мыши, выберите пункт «Переименовать», дайте папке требуемое название.

Регистрация новой базы данных

Сразу после запуска программы возникнет окно, в котором вновь созданную базу необходимо будет зарегистрировать. Учтите, что после проведения этой операции (выполнить ее легко, так как имеются подсказки) трогать вновь созданную папку, удалять или переименовывать ее, настоятельно не рекомендуется!

Более того, не рекомендуется даже вставлять копии этой же папки (созданные при теневом копировании тома). Если требуется что-то кардинально поменять, лучше создать новую базу с последующим импортом содержимого старого каталога. В случае, когда пользователи не следуют этому правилу, корректная работа программы не гарантируется.

Проще говоря, «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» поддерживает стандартные методы управления, принятые в ОС семейства "Виндовс", что значительно облегчает усвоение программы неопытными пользователями. Это сокращает время простоя и позволяет сохранять прибыль компании на прежнем уровне.

Как программу оценивают рядовые пользователи?

Как пользователи оценивают программу «1С: Предприятие 8. Управление автотранспортом»? Отзывы свидетельствуют, что сотрудникам нравится легкая настройка программного продукта, а также логичное, продуманное расположение элементов интерфейса.

Компания 1С ведет напряженную работу в области оптимизации кода программы. Если более ранние версии сложно было «упрекнуть» в высокой скорости работы, то последние релизы работают действительно быстро, причем для достижения этой цели нет необходимости полностью обновлять весь парк компьютерной техники предприятия.

Выводы

Таким образом, программа «1С: Управление автотранспортом» 8-й версии – отличный выбор для всех современных компаний. Внедрение этого программного комплекса на предприятии позволит значительно сократить временные и трудовые затраты, оптимизировать транспортные процессы.