Система EDI - электронный документооборот. Описание, инструкция и отзывы

EDI (Electronic Data Interchange) в переводе с английского языка обозначает «электронный обмен данными». Прежде чем появилась эта схема, торговые отношения прошли долгий путь развития. Любая компания, которая решила присоединиться к подобной форме пересылки документации, в состоянии сотрудничать со всеми членами системы. Для такого процесса обязательно требуется монтаж EDI-шлюза на предприятии.

Для чего предназначена такая форма связи?

Система EDI способна производить обмен информацией коммерческого характера (заказов, доставок, денежных переводов и т. д.). Это способствует быстрому сотрудничеству между компаниями в сфере торговых отношений. Electronic Data Interchange относится к инновационным технологиям.

Преимущества EDI

Система заказов EDI обладает рядом преимуществ:

• Все действия осуществляются на автоматическом уровне, без опозданий и ошибок, в отличие от ввода документов вручную.
• Использование автоматизированных процедур увеличивает скорость и точность сбора нужных данных и дает возможность фирмам сфокусироваться на главных проблемах, а не на бумажной волоките.
• Любой ритейлер, поставщик или компания логистики осуществляет всего одно подключение. Таким образом, предоставляется безграничная возможность общения с минимальными затратами со всеми участниками. При этом не принимаются во внимание их учетные системы, оборот документов и квалификация персонала.
• Система EDI может решить спорные ситуации, в которых один партнер утверждает, что заказ был им отправлен, а другой — что не получил его. Такая ситуация встречается часто. В этом случае система фиксирует все операции и в состоянии дать развернутую информацию относительно того или иного действия с документацией. Это способствует быстрому разрешению конфликта.

Видео: Обзор №74. Kanger TOPBOX Mini Platinum Starter kit (работа над ошибками)

Что гарантирует подлинность документации?

EDI — система электронного обмена данными. В странах Европы ее программное обеспечение выступает гарантом подлинности всей проходящей через нее документации. Подделки невозможны. Если налоговая служба интересуется деталями определенных отчетов, в том числе показателем НДС, то все данные могут быть извлечены из системного электронного архива. Право проведения операций с документами в электронной, а не в бумажной форме закреплено на законодательном уровне.

Пример расчета эффективности использования EDI

Каков же уровень эффективности EDI системы? Примеры расчета служат наглядным подтверждением.

Легко уточнить, какую численность разных соглашений по обмену надо заключить участвующим в конкретном случае:

• Для шести участников применяется следующий расчет: N = 6 x (6-1)/2 = 15.
• Для 100 сотрудничающих людей применим расчет: N = 100 x (100-1)/2 = 4450.

С возрастанием количества участников рост цифры возрастает экспоненциально.

Численность пользователей равна количеству операций по обмену, каждый партнер действует в соответствии с едиными правилами и производит подключение к общей платформе. При этом способ подсоединения других провайдеров его абсолютно не интересует. EDI провайдер за все отвечает сам благодаря определенной стандартизации сообщений.

Приступим к анализу экономической эффективности. За основу возьмем торговую сеть, отправляющую 4000 заказов в месяц. Обработка заказа вручную происходит за полчаса. Электронная система EDI способна сделать это за пять минут. Если торговая организация имеет несколько тысяч поставщиков, то даже получасовая экономия во времени на каждом партнере дает весомый результат.

Что же думают сами пользователи о таком устройстве, как система EDI? Электронный документооборот отзывы хвалят. Пользователи утверждают, что работа схемы отличается четкостью и бесперебойностью. Без такой системы трудно было бы вести дела в современном мире бизнеса, где каждая минута дорога.

Провайдеры EDI в России

К примеру, коммерческая форма системы в нашей стране возможна благодаря существующему локализованному стандарту обмена информацией на электронном уровне EANCOM. Также функционирует глобальная локальная информационная структура и компании-провайдеры, берущие на себя обеспечение реализации всех проектов по электронному обмену документацией.

Видео: Колыбель Simplicity 4 в 1 (3014 LOL)

В 2004 году комитетом по технологиям ECR-Rus был проведен тендер, в результате которого были выбраны компании, получившие право обеспечения услуг по электронному обмену документами. Комитет намеревается беспрестанно увеличивать численность провайдеров. Основным критерием при выборе служит технологическая мобильность в сервисе EDI, а также цена на предоставляемые услуги для пользователей.

Основной задачей ECR-Rus является применение технологий системы EDI не только в сфере среднего и малого бизнеса.

Комитетом заключается соглашение со всеми поставщиками сервиса, что дает возможность контроля и поддержки основных норм качества, установленных ECR-Rus.

Обязательства провайдеров

Провайдеры EDI систем обязаны представить на аутсорсинг собственную ИТ-структуру и обеспечить пользователю доступ к центру процессинга, который обладает высоким уровнем производительности и надежности. Услуги системы должны быть доступными круглый год и в любое время суток.

В отличие от ИТ-структуры большинства компаний, центр процессинга обеспечен бесперебойным питанием электроэнергией, многоуровневой защитой от взлома, гарантиями сохранности информации при любых неполадках. Время, за которое документ пересылается из одной точки в другую, не должно превышать 10 минут.

Провайдер в ответе за скорость работы сервиса, гарантирует пересылку сообщений и проверку в них ошибок. При этом провайдеры осуществляют связь посредством интернета, а прямые контакты между пользователями обеспечивают при помощи сети с дополнительной функцией (VAN).

Отличие отечественной модели пользования системой от европейской

EDI — система электронного обмена данными. Как работает эта схема в России? Пользование EDI в нашей стране в корне отличается от европейской и американской модели. В этих странах форма появилась в 70-е годы прошлого столетия, а у нас она внедрилась 20 лет спустя. Поэтому провайдерами предлагаются разные системы подключения, которые находятся в зависимости от уровня ИТ в компании, объема пересылаемой документации и коммуникативных средств. Это позволяет каждой компании решить свои проблемы оптимальным путем. Следует провести интеграцию своей учетной системы и стать обладателем веб-интерфейса, который обеспечит обмен документацией с партнерами по бизнесу.

Разнообразные задачи и способы их решения предполагают различные уровни подключения и обслуживания. Провайдеры в нашей стране обслуживают как крупные компании, так и мелких партнеров — поставщиков и клиентов.

На первых порах некоторые фирмы, обладающие крупным товарооборотом, настолько заинтересованы в сотрудничестве с провайдером EDI, что предлагают ему оплату транзакций своих контрагентов за свой счет или же вводят невысокую абонентскую плату за пользование сетью.

Основные требования к сервисным провайдерам

Свои требования заказчик излагает в письменном соглашении. В нем указывается продолжительность функционирования сервиса, поддержки, ответа на клиентский запрос, устранения сбоев. Фиксируются и другие важные моменты.

Видео: Модуль «Контур-EDI» для 1С

Как правило, провайдерами предлагаются различные схемы подключения к системе, а также различные тарифы, которые находятся в зависимости от уровня сетевого обслуживания.

Клиентские требования могут быть значительно шире, нежели основные положения, установленные ECR-Rus.

К примеру, для больших компаний нужны гарантии продолжительности обработки и доставки сообщений, которые исчисляются не минутами, а секундами. Предполагается, что одно сообщение будет отсылаться не более чем за 10—20 сек.

Основные требования к услугам провайдеров включают:

• поддержку всех видов передачи;
• низкую общую стоимость владения;
• безопасность при соединении;
• функциональную совместимость с партнерами;
• простоту инсталляции и настройки;
• аудит пересылки документов посредством сети;
• перевод документа из одного формата в другой;
• быстрое подключение клиентских партнеров по бизнесу;
• локализацию и разработку программного обеспечения EDI;
• консалтинговые услуги, обучение и разработку решений в системе;
• техническую поддержку пользователей.

Степень риска при пользовании системой

Даже при наличии надежного поставщика услуг в сфере EDI, возможны некоторые внутренние изменения. К примеру, многие российские компании используют внутренние коды, не прибегая к употреблению GLN-кода.

Перед началом пользования EDI нужно получить эти коды и ввести их в систему. Риск внедрения EDI зависит от уровня ИТ. При лоскутной автоматизации угроза будет исходить от отсутствия нормальной системы учета.

Риски ритейлеров крупных компаний связаны с плохой развитостью рынка EDI. Тормозом развития служит законодательство, несмотря на то что был принят закон об электронной подписи. Компании, занимающиеся бизнесом в России, обязаны архивировать все документы, оформленные на бумаге. Партнеры из регионов опасаются электронной формы ведения дел и отказываются от нее, не подчиняясь ритейлеру.

Стоимость EDI

Что касается стоимости, то система EDI не может быть для пользователей дорогой, так как призвана оптимизировать затраты на логистику. Однако для мелких компаний и такая технология может показаться неподъемной, если они не привыкли к сотрудничеству с ИТ, их бизнес не отличается отлаженностью. Вряд ли такие фирмы получат денежную выгоду при применении электронной системы обмена документацией.

Что включено в инфраструктуру?

Инфраструктура включает dial-up, кабельные линии, сети. Интернет при развитии электронной сферы предлагал множество сетей открытого типа (BITNET, др.) и внутрикорпоративные специализированные сети (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Большое распространение получили сети Backbone, которые отличались высотой скорости.

Схема передачи

Транспортировка осуществляется посредством e-mail, соединения Telnet и HTTP. Остальными распространенными протоколами являются SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

Видео: Обзор нового ридера PocketBook Touch Lux 3 (PocketBook 626 plus)

Система электронного документооборота EDI может обеспечить транзакции и без использования общепринятых протоколов. В европейских странах прямыми средствами соединения стали VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) и EDIINT (EDI over the Internet), а также сети с дополнительными услугами VANs (Value-added Networks).

Также созданы два стандарта: AS1, позволяющий передавать EDI-документы через протокол SMTP (e-mail), стандарт AS2, служащий для передачи через HTTP.

Основные принципы применения системы EDI в Интернете посредством стандартов AS1 и AS2:

• скрытость информации от посторонних лиц — возможность ознакомления с документами только отправителем и получателем;
• обеспечение аутентификации — удостоверение подлинности посредством проверки электронной подписи;
• достоверность документа — невозможность изменения его содержания без участия получателя;
• надежное оповещение — невозможность отказа от полученного сообщения.

Основы XML

Быстрое развитие интернета вовлекало в сеть все большее число пользователей. Требования к обмену документацией посредством Интернета возросли. Протокол HTML перестал удовлетворять запросы многих участников.

Как же было проведено реформирование системы? XML EDI был утвержден в начале 1998 года международной организацией W3C в качестве новой спецификации.

XML (Extensible Markup Language) стал основой для создания новых языков. Появилось и множество Web-серверов, использующих технологию XML для организации хранящейся на них информации.

Посредством XML можно дать описание целому классу объектов данных, которые получили название документов, ориентированных на конкретную предметную область. Система дает возможность определить, допустимо ли набирать тэги и их атрибуты.

XML дал возможность привлечь на электронный рынок клиентов среднего и малого бизнеса. Существующие в современном мире системы EDI стоят дорого (от 10 000 до 100 000 тыс долларов). Многим мелким компаниям они просто не по карману.

Представление и стандарты

Этот уровень подразумевает определение структуры данных посредством синтаксиса и семантики. Важный вопрос — создание стандартов при структуризации данных при помощи широко известных стандартов ANSI X.12, используемых в США, UNECE EDIFACT, применяемых в странах Европы и Азии.