Расширенный фильтр в Excel: примеры. Как сделать расширенный фильтр в Excel и как им пользоваться?

Многие сотрудники всевозможных организаций, кому приходится каким-либо образом работать с Mircosot Excel, будь то обычные бухгалтеры или аналитики, часто сталкиваются с необходимостью выбора ряда значений из огромного массива данных. Для упрощения выполнения данной задачи и была создана система фильтрации.

Обычный и расширенный фильтр

В Excel представлен простейший фильтр, который запускается с вкладки «Данные» — «Фильтр» (Data — Filter в англоязычной версии программы) или при помощи ярлыка на панели инструментов, похожего на конусообразную воронку для переливания жидкости в ёмкости с узким горлышком.

Для большинства случаев данный фильтр является вполне оптимальным вариантом. Но, если необходимо осуществить отбор по большому количеству условий (да ещё и по нескольким столбцам, строкам и ячейкам), многие задаются вопросом, как сделать расширенный фильтр в Excel. В англоязычной версии называется Advanced filter.

Первое использование расширенного фильтра

В Excel большая часть работы проходит с таблицами. Во-первых, это удобно, во-вторых, в одном файле можно сохранить сведения на нескольких страницах (вкладках). Над основной таблицей желательно создать несколько строк, самую верхнюю из которых оставить для шапки, именно в данные строки будут вписываться условия расширенного фильтра Excel. В дальнейшем фильтр наверняка будет изменён: если потребуется больше условий, всегда можно вставить в нужном месте ещё одну строку. Но желательно, чтобы между ячейками диапазона условий и ячейками исходных данных была одна незадействованная строка.

Видео: [Excel 10] Расширенный фильтр (практика)

Как использовать расширенный фильтр в Excel, примеры, рассмотрим ниже.

Применение фильтра

В приведённой таблице строки 1 и 2 предназначены для диапазона условий, строки с 4 по 7 - для диапазона исходных данных.

Для начала следует ввести в строку 2 соответствующие значения, от которых будет отталкиваться расширенный фильтр в Excel.

Запуск фильтра осуществляется с помощью выделения ячеек исходных данных, после чего необходимо выбрать вкладку «Данные» и нажать кнопку «Дополнительно» (Data — Advanced соответственно).

В открывшемся окне отобразится диапазон выделенных ячеек в поле «Исходный диапазон». Согласно приведённому примеру, строка принимает значение «$A$4:$F$12».

Поле «Диапазон условий» должно заполниться значениями «$A$1:$F$2».

Окошко также содержит два условия:

• фильтровать список на месте;
• скопировать результат в другое место.

Первое условие позволяет формировать результат на месте, отведённом под ячейки исходного диапазона. Второе условие позволяет сформировать список результатов в отдельном диапазоне, который следует указать в поле «Поместить результат в диапазон». Пользователь выбирает удобный вариант, например, первый, окно «Расширенный фильтр» в Excel закрывается.

Основываясь на введённых данных, фильтр сформирует следующую таблицу.

При использовании условия «Скопировать результат в другое место» значения из 4 и 5 строк отобразятся в заданном пользователем диапазоне. Исходный диапазон же останется без изменений.

Удобство использования

Описанный способ не совсем удобен, потому для усовершенствования обычно используют язык программирования VBA, с помощью которого составляют макросы, позволяющие автоматизировать расширенный фильтр в Excel.

Если пользователь обладает знаниями VBA, рекомендуется изучить ряд статей данной тематики и успешно реализовывать задуманное. При изменении значений ячеек строки 2, отведённой под Excel расширенный фильтр, диапазон условий будет меняться, настройки сбрасываться, сразу запускаться заново и в необходимом диапазоне будут формироваться нужные сведения.

Сложные запросы

Помимо работы с точно заданными значениями, расширенный фильтр в Excel способен обрабатывать и сложные запросы. Таковыми являются введённые данные, где часть знаков заменена подстановочными символами.

Таблица символов для сложных запросов приведена ниже.

Стоит знать, что значок * может означать любое количество символов. То есть при введённом значении «п*» будут возвращены все значения, вне зависимости от количества символов после буквы «п».

Знак «?» подразумевает только один символ.

Видео: Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) в Excel

Связки OR и AND

Следует знать, что сведения, заданные одной строкой в «Диапазоне условий», расцениваются записанными в связку логическим оператором (AND). Это означает, что несколько условий выполняются одновременно.

Если же данные записаны в один столбец, расширенный фильтр в Excel распознаёт их связанными логическим оператором (OR).

Таблица значений примет следующий вид:

Сводные таблицы

Ещё один способ фильтрования данных осуществляется с помощью команды «Вставка — Таблица — Сводная таблица» (Insert — Table — PivotTable в англоязычной версии).

Упомянутые таблицы аналогично работают с выделенным заранее диапазоном данных и отбирают уникальные значения, чтобы в дальнейшем подвергнуть анализу. На деле это выглядит как работа с выпадающим списком уникальных полей (к примеру, фамилий сотрудника компании) и диапазоном значений, которые выдаются при выборе уникального поля.

Неудобство использования сводных таблиц состоит в необходимости ручной корректировки исходных данных при изменении таковых.

Заключение

В заключение следует отметить, что область применения фильтров в Microsoft Excel весьма широка и разнообразна. Достаточно применить фантазию и развивать собственные знания, умения и навыки.

Сам по себе фильтр прост в применении и освоении, несложно разобраться, как пользоваться расширенным фильтром в Excel, но он предназначен для случаев, когда необходимо малое количество раз произвести отсеивание сведений для дальнейшей обработки. Как правило, не предусматривает работу с большими массивами сведений ввиду обычного человеческого фактора. Здесь уже на помощь приходят более продуманные и продвинутые технологии обработки сведений в Microsoft Excel.

Огромной популярностью пользуются макросы, составляемые на языке VBA. Они позволяют запустить значительное количество фильтров, способствующих отбору значений и выводу их в соответствующие диапазоны.

Макросы успешно заменяют многочасовой труд по составлению сводной, периодической и прочей отчётности, заменяя продолжительное время анализа огромных массивов всего лишь односекундным кликом.

Использование макросов оправдано и неудобно. Любой, кто сталкивался с необходимостью применения, всегда найдёт при желании достаточно материала для развития своих знаний и поиска ответов на интересующие вопросы.