Как прошивать документы правильно?

Видео: Как правильно прошить и опечатать документ

Некоторые виды деловых документов требуют обязательной прошивки. Вопрос может показаться несложным, но молодые специалисты часто сталкиваются с подобной задачей и не знают, как правильно прошить документы, чтобы они соответствовали общим требованиям. Главная цель прошивки – защита и учет документации. Кроме того, прошитые документы удобнее транспортировать, ничего не растеряв по пути, во время переезда например. Утерянные документы сложно, а в некоторых случаях вообще невозможно восстановить. Поэтому обращаться с ними нужно аккуратно.

Видео: Как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой?

О требованиях, предъявляемых к прошивке важных бумаг

Как прошивать документы? Единого стандарта по прошивке документации, имеющего официальное утверждение, на сегодняшний день не существует. Каждая инстанция может предъявить свои требования. Однако в любом случае нужно знать общепринятые принципы и правила, как правильно прошивать документы. Это позволит избежать многих неприятных моментов в документообороте. Ниже приведем список основных моментов, которые нужно знать и всегда помнить для того, чтобы ответить на вопрос о том, как прошивать документы.

Видео: Как правильно сшить документы

Основные правила, которые следует учитывать при прошивке важной документации

Каждый лист должен быть пронумерован (карты, схемы и прочие документы, имеющие несколько страниц, но склеенные между собой, нумеруются как один лист). Номера прописываются с правой стороны в верхнем углу. После нумерации на обороте всей прошивки записывается общее количество листов. Из документов удаляются все скрепки, скобы и булавки. Пронумерованные листы складываются по порядку. После этого на левом широком поле делается от 3-х до 5-ти проколов. Расстояние между проколами чаще всего равняется трем см. В редких случаях вместо этих проколов с помощью канцелярского шила или дыроколом делается два отверстия. Не знаете, как прошивать документы?
Стоит понять, что лучше всего это делать с помощью иголки и крепкой нитки (чаще всего капроновой) или банковским шпагатом. Существуют также и специальные прошивочные нитки. Нить нужно пропускать через отверстия дважды (для надежности). После того как пакет документов прошит, нить, которой сшивались бумаги, необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать узлом, оставив конец в 6 см.

Видео: Бухгалтерский учет в маленькой организации. Как прошивать документы

Немного в заключение

Вы получили ответ на вопрос "как прошивать документы". Теперь документацию можно опечатать. Для этого на конец нити нужно приклеить наклейку из бумаги (примерный размер 5х4 см). На наклейку уже ставится печать и подпись, а при желании можно опечатать сургучной печатью.
Прошивка документации чаще всего поручается сотрудникам тех отделов, к которым данные документы относятся. Теперь вы знаете, что надо сделать для прошивки документов и сможете произвести данную процедуру. Успехов вам в этом деле! Главное, помните, что весь процесс необходимо проделать с большой долей аккуратности. В противном случае вас попросят все переделать или сделают выговор за неправильный подход к рабочему процессу.