Административный персонал - это необходимое звено в деловой цепи

До сих пор некоторые предприниматели считают, что административный персонал - это пустая трата средств и лишняя бюрократия. Однако справедливым такое утверждение может быть только для очень маленьких фирм, где руководитель все обязанности берет на себя. На самом деле административный персонал - это важное звено в деловой цепи. Именно он организует работу предприятия, отвечает за его связь с внешним миром, за своевременное выполнение договоров, заказов, следит за поступлением оплат.

Даже отсутствие в течение одного дня секретаря, офис-менеджера, личного помощника показывает, насколько необходим в бизнесе административный персонал. Должности, которые мы назвали выше, - это основные рабочие места такого типа. Однако они не исчерпываются только этими видами занятий. Кто относится к административному персоналу наряду с секретарем? Делопроизводитель, сотрудник колл-центра, офис-менеджер, персональный ассистент, секретарь-переводчик. Ошибочно полагать, что такую работу может выполнять любой человек после краткосрочных курсов. Для того чтобы качественно организовать деятельность предприятия, необходимы не только личностные качества, такие как дипломатичность, объективность, пунктуальность. Административный персонал - это лица, имеющие доступ к очень важной информации, от которой зачастую зависит функционирование всей фирмы. Следовательно, грамотное делопроизводство, быстрая печать, точность, добросовестность и организаторские способности просто необходимы. Кроме того, нужны и специальные знания. В идеале административный персонал - это работники с высшим образованием, необязательно профильным. Основным требованием будет умение обращаться с важной информацией и документами.

Офис-менеджер, кроме презентабельного внешнего вида и манер, должен также грамотно общаться с посетителями предприятия, ведь среди них будут и партнеры, и потенциальные клиенты. Порой такому специалисту поручают также продвижение товаров или услуг компании. В любом случае именно он координирует работу всех служб и связь с руководителем. Он также отвечает и за соблюдение рабочего графика, за расписание встреч и переговоров. Персональный ассистент оказывает руководителю помощь в организации командировок по стране и за границу. Предприниматели стараются выбрать на эту должность человека, обладающего знаниями иностранных языков, делового этикета, грамотного и пунктуального. Как правило, секретарями и ассистентами работают женщины, однако, вопреки распространенному мнению, не молодые, а образованные дамы старше 25 лет. А вот офис-менеджером может быть и мужчина, все зависит от отрасли. Дополнительным преимуществом будет не только опыт работы, но и профессиональные знания из области документоведения. Как ни удивительно, но при всем обилии грамотных и образованных специалистов, молодых выпускников вузов подобрать квалифицированный административный персонал - это непростая задача. Ведь важны не только профильные знания, но и личностные качества: неконфликтность, объективность, умение подчиняться и руководить, организаторские способности.